WBSO aanvragen 2026: stappenplan voor MKB-ondernemers

Kernpunten: De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is met €1,8 miljard budget de grootste innovatiesubsidie van Nederland. Slagingspercentage boven 95% bij goede onderbouwing. Aanvragen gaat maandelijks, uiterlijk de laatste dag van de maand vóór de gewenste periode (voor een start op 1 januari dus uiterlijk 20 december). Werkgevers mogen maximaal 4 aanvragen per jaar indienen; voor zzp'ers geldt geen maximum. De korting loopt via de loonheffing: er gaat minder loonheffing naar de Belastingdienst (36% korting standaard, 50% voor starters). Dit stappenplan brengt de aanvraag in vijf concrete stappen van idee naar indiening.

Wat de WBSO precies dekt

De WBSO compenseert R&D-loonkosten en R&D-overige kosten. Dat zijn:

• Speurwerk: technisch onderzoek waarvan de uitkomst nog onzeker is.
• Ontwikkelingswerk: technisch nieuwe (voor het bedrijf) producten, processen of programmatuur.

In de praktijk valt onder R&D voor MKB-bedrijven:

• Nieuwe softwarearchitectuur of -modules
• Machine-learningmodellen trainen, evalueren en in productie brengen
• Data-pipeline en ETL-engineering op nieuwe data
• AI-integraties (LLM-API's, eigen prompts, agent-workflows)
• Prototypes van hardware of IoT-oplossingen
• Algoritmen ontwikkelen voor optimalisatie, predictie, classificatie

Niet WBSO-waardig: standaard websitebouw, bugfixes, configureren van bestaande SaaS, contentbeheer, marketingwerk, regulier onderhoud.

Stappenplan: van idee tot ingediende aanvraag

Stap 1: Identificeer de R&D-projecten (week 1)

Loop intern alle ontwikkelactiviteiten door. Beantwoord voor elk technisch project:

1. Is dit nieuw voor mijn bedrijf? (technisch nieuw = nooit eerder gebouwd, ook niet door anderen voor zover bekend)
2. Lossen we een technisch probleem op? (niet "welk design is mooi?" maar "presteert dit ML-model beter dan de baseline?")
3. Hoeveel R&D-uren verwachten we? (per ontwikkelaar, per project, per WBSO-periode)

Maak een lijst van 1-5 R&D-projecten. Meer dan 5 wordt onpraktisch om te administreren.

Stap 2: Schrijf de projectomschrijving (week 2)

Elk project vraagt om 600-800 woorden technische beschrijving. RVO let op:

• Technische nieuwheid: waarom is dit niet "standaard"? Wat hadden we eerder niet gekund?
• Technisch probleem: welke onzekerheid wordt opgelost?
• Aanpak: hoe wordt die onzekerheid weggenomen? Welke methoden, welke iteraties?
• R&D-werkzaamheden: model trainen, prototype bouwen, experimenten draaien, evaluaties.
• R&D-uren: schatting per medewerker per project.

Tip: vermijd marketingtaal. Schrijf voor een technisch beoordelaar. "We bouwen een AI-aangedreven dashboard" zegt niets. "We trainen een gradient-boosted tree-model op 18 maanden orderdata om volumes per SKU per week te voorspellen met meetbare MAPE-verbetering ten opzichte van de huidige naïeve moving-average-baseline" zegt alles.

Stap 3: Bereken het verwachte voordeel (week 2)

De WBSO-korting wordt berekend als percentage van de R&D-loonkosten.

• Standaard: 36% van de loonkosten van R&D-uren
• Starter (bedrijven die korter dan 5 jaar bestaan en minder dan 3 jaar WBSO hebben aangevraagd): 50% over de eerste €391.020 aan R&D-loonkosten
• Boven schijf 1 (boven €391.020 aan R&D-loonkosten): 16%

Voorbeeld voor een MKB-bedrijf met 3 ontwikkelaars:

• Loonkosten per ontwikkelaar (bruto): €70.000/jaar
• Verwachte R&D-uren: 60% van de werktijd = circa 1.000 uur per jaar
• R&D-loonkosten: 3 × €70.000 × 60% = €126.000
• WBSO-korting (36%): €45.360/jaar

Stap 4: Indienen via Mijn RVO (week 3)

Aanvragen gebeurt online via Mijn RVO. Mee te sturen:

• Projectomschrijving(en), geüpload als PDF
• Geplande R&D-uren per project, per medewerker (waar mogelijk)
• Schatting overige R&D-kosten (alleen relevant boven een bepaalde drempel)
• Verklaring dat het werk in Nederland plaatsvindt
• Recente jaarstukken (RVO controleert of het om een bedrijf gaat dat R&D kan uitvoeren)

Cruciale deadlines: indienen gebeurt maandelijks, uiterlijk de laatste dag van de maand vóór de maand waarin de R&D-periode begint. Een paar voorbeelden:

Werkgevers mogen maximaal 4 aanvragen per kalenderjaar indienen; voor zzp'ers geldt geen maximum.

Stap 5: Beoordeling + urenadministratie (week 4+)

RVO beoordeelt binnen 13 weken. Daarna volgt een S&O-verklaring met:

• Toegekende R&D-uren per project
• Het WBSO-percentage waar het project recht op geeft
• De S&O-verklaring gaat naar de salarisadministratie/Belastingdienst, waarna de loonheffing omlaag gaat.

Vanaf dan begint de administratie. Per medewerker per dag wordt bijgehouden hoeveel R&D-uren aan welk project zijn besteed. Per kwartaal gaat dat via Mijn RVO de administratie in. Tools zoals Toggl, Harvest of een simpel Excel volstaan.

Auditrisico: RVO controleert steekproefsgewijs. Bewaar urenstaten en leg vast wat een R&D-uur was en wat regulier werk. Bij twijfel: noteer per uur welke technische onzekerheid er dat uur onderzocht is.

Tien valkuilen om te vermijden

1. Te vage projectomschrijving: RVO wil een concrete technische uitdaging zien, geen zakelijke ambitie.
2. Te brede scope: één project per echte technische onzekerheid; niet "ons hele 2026-plan".
3. Vergeten dat indienen uiterlijk de laatste dag van de maand vóór de periode moet: een veelvoorkomende reden voor afwijzing.
4. Niet bijhouden van uren: dat geeft problemen tijdens een audit.
5. WBSO aanvragen voor marketing, management of sales: werkt niet.
6. Starterstatus over het hoofd zien: wie in aanmerking komt, vermeldt dat expliciet in de aanvraag.
7. Niet stapelen met MIT: WBSO en MIT samen kunnen tot boven de 50% dekken.
8. Buitenlandse R&D opvoeren: alleen werk in Nederland telt.
9. Geen rekening houden met loondispensatie: als de loonheffing al laag is, wordt de korting beperkt.
10. Eenmalig aanvragen: WBSO werkt het beste als doorlopende strategie. Vraag per kwartaal aan voor een optimale cashflow.

De korte route via Stratalytic

Wij schrijven WBSO-aanvragen voor MKB-bedrijven en bouwen daarna het R&D-werk uit. Drie redenen waarom dit sneller en zekerder is:

• Perspectief van de technisch beoordelaar: wij weten precies welke formulering RVO zoekt.
• Alles in één hand: we doen aanvraag én ontwikkeling, zonder overdrachtsverlies.
• Combinatie met MIT en SLIM: als WBSO niet voldoende is, vullen we direct aan.

Plan een kennismakingsgesprek van 30 minuten; we kijken of de projecten in aanmerking komen en wat de verwachte WBSO-opbrengst is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik WBSO uiterlijk aanvragen? Aanvragen gaat maandelijks, uiterlijk de laatste dag van de maand vóór de maand waarin de R&D-periode begint. Bij een start op 1 januari moet de aanvraag uiterlijk 20 december binnen zijn. Werkgevers mogen maximaal 4 aanvragen per jaar indienen; voor zzp'ers geldt geen maximum. Wie te laat indient, schuift door naar de volgende periode.

Wat als ik nog niet weet welke ontwikkeluren ik ga maken? Een realistische schatting per project volstaat. Achteraf gaan de daadwerkelijke uren via Mijn RVO de administratie in.

Mag een bestaande softwareontwikkeling voor WBSO in aanmerking komen? Alleen het deel dat technisch nieuw is voor het bedrijf. Standaardonderhoud en routinematige features tellen niet. R&D op nieuwe modules, modellen of architectuur wel.