Wat is een ERP-systeem en wanneer is er een nodig?

Een ERP-systeem (enterprise resource planning) is de software waarin orders, inkoop, voorraad, productie en facturen in één database samenkomen. Nodig wordt het zodra dezelfde order op drie plekken wordt ingetypt en niemand meer weet welke voorraadstand klopt. Een order die twee minuten overtypen kost, is bij 14.500 orders per jaar al 483 uur.

Wat doet een ERP-systeem precies?

Het ERP is de administratieve ruggengraat. Een order komt binnen, en vanaf dat moment werkt iedereen met hetzelfde record. Verkoop ziet de order, inkoop ziet wat er besteld moet worden, het magazijn ziet wat er klaargezet moet worden. De boekhouding ziet de factuur.

De gebruikelijke onderdelen:

• verkoop: offertes, orders, orderbevestigingen;
• inkoop: bestellingen bij leveranciers, ontvangsten;
• voorraad: wat er volgens de administratie ligt;
• productie: stuklijsten, werkorders, planning;
• financieel: facturen, debiteuren, crediteuren.

Het voordeel zit niet in die modules apart. Een boekhoudpakket factureert ook. Het voordeel is dat ze dezelfde artikelen, klanten en prijzen delen. Dat zijn de stamdata, en daar staat of valt een ERP mee. Meer daarover in stamdata: waarom het ERP zo goed is als de artikelkaart.

Welke signalen wijzen op een ERP?

Vijf signalen die we bij productiebedrijven en groothandels het vaakst zien:

1. Een order wordt overgetypt: van de mail naar Excel, van Excel naar de boekhouding.
2. De voorraad staat in een spreadsheet naast het boekhoudpakket, en die twee verschillen.
3. De maandafsluiting kost dagen, omdat facturen en ontvangsten met de hand worden afgestemd.
4. Niemand kan zonder rekenwerk zeggen wat een order heeft opgeleverd.
5. Eén medewerker weet hoe het werkt, en bij ziekte ligt de orderverwerking stil.

Twee van de vijf is een gesprek waard. Vier van de vijf is een probleem dat elke maand geld kost.

Wanneer is een ERP niet nodig?

Vaker dan leveranciers doen geloven. Een nieuw ERP lost geen probleem op dat in het proces zit. Het neemt dat probleem netjes over, met een licentie erbij.

Een voorbeeld uit een lopend traject. Een importeur van meubels werkt met Exact Online Handel Plus. Dat is al een ERP: artikelen, voorraad, inkoop en verkooporders staan erin. Toch was niet duidelijk wat er echt lag en wat er in de volgende container moest.

Een meting liet zien waar het zat. Van de 10.127 artikelen in Exact bleven er 6.267 over die er voor inkoop toe deden. De rest was dienstartikel, geen voorraadartikel, of nooit verkocht. Het probleem was niet het ERP. Het probleem was dat er niet geteld werd en dat niemand zag welke artikelen bewogen.

De keuze werd dus geen nieuw ERP. Er kwam een tel- en voorraadlaag naast Exact, met een barcodescan op de telefoon. Exact blijft de boekhouding en de bron voor artikelen.

Een ERP is ook niet nodig bij:

• een boekhoudpakket plus een webshop met een beperkt aantal orders per dag: een koppeling tussen die twee is goedkoper;
• een bedrijf waar het knelpunt één proces is, zoals de ordermail: dat proces automatiseren levert sneller wat op dan een nieuw pakket. Bij een B2B-producent komen 2 van de 3 van de 5.017 gemeten ordermails nu als conceptorder in het systeem, zie orderverwerking automatiseren;
• een bestaand ERP dat half gebruikt wordt: eerst de ontbrekende helft aanzetten.

Wat is het verschil tussen een ERP en een WMS?

Het ERP weet wat er zou moeten liggen. Een WMS (warehouse management system) weet wat er echt ligt en waar. Het ERP boekt de order, het WMS stuurt de picker naar de locatie en registreert de scan.

Veel ERP's hebben een magazijnmodule. Die volstaat bij één locatie en eenvoudig magazijnwerk, zolang elke ontvangst en uitlevering direct wordt geboekt. Bij locaties per stelling, scanners en picken in golven knelt de module meestal. Dan komt er een WMS naast. Meer in wat is een WMS en wanneer is er een nodig.

Welke ERP-systemen zijn er?

Voor bedrijven van 10-250 medewerkers in Nederland gaat de keuze meestal tussen drie smaken:

• Een boekhoudpakket met handels- of productiemodules, zoals Exact Online. Weinig koppelwerk, een eind te rekken.
• Een breder middenpakket, zoals AFAS, Microsoft Business Central of Odoo. Meer modules, meer instelwerk, vaak via een implementatiepartner.
• Maatwerk of een branchepakket, als het proces wezenlijk afwijkt. Denk aan configureerbare producten, een eigen fabriek in het buitenland of EDI-eisen per afnemer.

Welke wint, hangt af van het proces en niet van de omvang. De afweging tussen pakket en eigen software staat op maatwerk of SaaS.

Wat kost een ERP-systeem?

Twee posten. De licentie per gebruiker per maand, en een eenmalig traject om het pakket werkend te krijgen. Die tweede post loopt het sterkst uiteen.

De spreiding komt zelden uit de software. Ze komt uit de migratie van oude data, het aantal koppelingen en het maatwerk. Bij een meubelproducent waar we nu een ERP-overstap begeleiden, moeten op dag één bijna twintig stromen werken: Exact, EDI met grote afnemers, transporteurs, de fabriek, e-facturatie en pakketverzending. Elke stroom is een eigen stuk werk.

Daarbovenop komen de eigen uren. Sleutelgebruikers testen, valideren en draaien mee. Die uren staan in geen offerte.

Waar gaat een ERP-traject meestal mis?

Zelden bij de pakketkeuze. Meestal bij data die niet blijkt te kloppen. Bij dezelfde meubelproducent stond 27,9% van de orderregelprijzen in geen enkele prijslijst. Elk pakket had die prijzen braaf overgenomen, en daarmee ook de chaos.

Daarom meten we de data van het huidige systeem voordat er een pakket gekozen wordt. De meting bepaalt de planning, niet andersom. Het volledige verloop staat in ERP-implementatie: stappenplan uit de praktijk.

Plan een Data Impact Scan en krijg binnen een week een eerlijk antwoord: een nieuw ERP, het huidige beter benutten, of één proces automatiseren.

Veelgestelde vragen

Wat is een ERP-systeem in simpele woorden?

Een ERP-systeem is de centrale administratie van een bedrijf: orders, inkoop, voorraad, productie en facturen in één database. Elke afdeling werkt met dezelfde order en dezelfde voorraadstand. Daardoor hoeft niets twee keer ingetypt te worden.

Wat is het verschil tussen een ERP en een WMS?

Het ERP is de administratie: wat is besteld, wat zou er moeten liggen, wat moet gefactureerd worden. Het WMS stuurt het fysieke werk in het magazijn: welke locatie, welke picker, welke scan. Veel ERP's hebben een magazijnmodule die volstaat zolang het magazijnwerk eenvoudig is.

Is Exact Online een ERP-systeem?

De boekhoudversie niet, de uitgebreidere versies voor handel en productie wel. Exact Online Handel kent artikelen, voorraad, inkoop en verkooporders naast de boekhouding. Voor veel groothandels van 10-50 medewerkers is dat genoeg ERP.

Wat kost een ERP-systeem?

Naast de licentie per gebruiker per maand komt een eenmalig implementatietraject. De spreiding in dat traject komt vooral uit datamigratie, koppelingen en maatwerk, niet uit de software. De eigen uren van sleutelgebruikers staan in geen offerte en worden het vaakst vergeten.

Wanneer is een bedrijf te klein voor een ERP?

Omvang beslist het minder dan het aantal plekken waar dezelfde gegevens staan. Een bedrijf met een boekhoudpakket, een webshop en weinig orders is vaak beter af met een koppeling tussen die twee. Een ERP wordt pas zinvol als orders, voorraad en inkoop elkaar dagelijks moeten zien.