Wat is een PIM-systeem en wanneer is er een nodig?

Een PIM-systeem (product information management) beheert de productinformatie die naar buiten gaat: teksten per taal, foto's, specificaties en het assortiment per kanaal. Het ERP blijft de bron voor prijs en voorraad. Nodig wordt een PIM zodra die informatie op 2 of meer kanalen en in meerdere talen moet kloppen.

Wat doet een PIM-systeem precies?

Het verzamelt per product alles wat een klant te zien krijgt, en zet dat klaar voor elk kanaal. Een webshop, een dealerportaal, een marktplaats, een gedrukte catalogus of een productfeed naar een afnemer. Het product wordt één keer beschreven en overal gepubliceerd.

Wat er in een PIM thuishoort:

• verkoopteksten, per taal en soms per kanaal;
• foto's, sfeerbeelden, maattekeningen en handleidingen;
• kenmerken waarop gefilterd wordt, zoals materiaal, afmeting of kleur;
• welk product op welk kanaal mag staan;
• een publicatiestatus: is het product klaar om getoond te worden?

Dat laatste klinkt klein. Toch is het een ander gegeven dan "bestelbaar". Een nieuw model kan al bestelbaar zijn voor een vaste dealer, terwijl de foto's en teksten nog niet af zijn.

Wat is het verschil tussen PIM, ERP en webshop?

De webshop doet bij één kanaal vaak al het werk van een PIM. Het verschil wordt pas voelbaar bij het tweede kanaal.

Moet het PIM de bron worden of een publicatielaag?

Dat is de vraag die het ontwerp bepaalt, en hij wordt zelden hardop gesteld. Bij een meubelproducent waar we een nieuw ERP ontwerpen, lag het voorstel op tafel om een PIM te bouwen dat koppelt met het klantportaal. De eerste vraag was dus niet welk pakket, maar wat het PIM zou bezitten.

Twee mogelijkheden. Het PIM als bron: de artikelstructuur staat in het PIM en het ERP haalt op. Of het PIM als publicatielaag: de artikelstructuur staat in het ERP en het PIM haalt op.

De keuze viel op publicatielaag. De velden die prijs, inkoop, productie en factuur sturen, staan op één plek: model, varianten, prijscategorie, verbruik, volume, gewicht en goederencode. Staan die ook in het PIM, dan zijn er twee waarheden of een synchronisatie die kan breken.

Het PIM voegt alleen toe wat het ERP niet heeft:

• beeld, zoals sfeerfoto's, renders en maatschema's;
• verkoopteksten in het Nederlands, Duits, Frans en Engels naast elkaar;
• klantspecifieke benamingen, met beheer eromheen;
• welke artikelen een afnemer in zijn eigen catalogus mag tonen;
• de publicatiestatus.

Een kenmerk als slijtvastheid van een stof blijft in het ERP. Het komt ook op productspecificaties en in de catalogusexport. Het PIM gebruikt het, maar beheert het niet.

Een tweede les uit hetzelfde ontwerp: een PIM kan later komen, mits twee dingen nu goed staan. Beeld wordt vanaf dag één gestructureerd opgeslagen, met metadata. En elk omschrijvingsveld kan meer dan één taal dragen. Een taaldimensie achteraf toevoegen is duurder dan er nu rekening mee houden.

Welke signalen wijzen op een PIM?

Een voorbeeld uit de buitenkant van een importeur van meubels. De winkelsite toont 442 producten met 771 varianten. De groothandelssite toont 535 producten met 1.467 varianten. Honderd artikelnummers staan op beide. In het ERP staan ruim 10.000 artikelen. Op de winkelsite toonden maar 71 producten een concreet voorraadaantal.

Dat is een typisch beeld: dezelfde producten op twee kanalen, elk met eigen varianten en een eigen voorraadweergave. Daar begint de vraag naar een PIM. Vijf signalen die hierop lijken:

1. Een tekstwijziging moet op twee of meer plekken met de hand worden doorgevoerd.
2. Dealers of afnemers vragen productdata in hun eigen Excel-format aan.
3. Een nieuw product staat weken in het ERP voordat het online komt.
4. Vertalingen staan in losse documenten naast de webshop.
5. Niemand weet welk kanaal de juiste afmeting toont.

Ook productrelaties tellen mee. Bij Masparts, een groothandel in auto-onderdelen, gaat het om 1,2 miljoen relaties tussen onderdelen en voertuigmodellen. Welk onderdeel past op welk model is productinformatie, en die hoort op één plek.

Wanneer is een spreadsheet genoeg?

Vaker dan PIM-leveranciers doen geloven. Een spreadsheet volstaat bij één kanaal, één taal, een paar honderd producten en één persoon die ze bijhoudt.

Een som laat zien waar het omslaat. Neem 535 producten in vier talen. Dat zijn 535 x 4 = 2.140 productteksten. Elke prijsronde of nieuwe collectie raakt een deel daarvan. Met één taal zijn het er 535, en dat is in een sheet nog te overzien. Met vier talen en twee kanalen weet niemand meer welke versie de laatste is.

Eén voorwaarde geldt altijd: de sheet wordt uit het ERP getrokken. Een spreadsheet die als tweede bron naast het ERP wordt bijgehouden, is een PIM zonder regels.

Wat kost een PIM-systeem?

Er zijn SaaS-pakketten met een licentie per maand en open source-varianten die zelf gehost worden. De software is zelden de grootste post. Drie posten wegen zwaarder:

• het datamodel opzetten: welke kenmerken per productgroep;
• de koppelingen met het ERP en met elk kanaal;
• het vullen: teksten schrijven, vertalen en beeld verzamelen.

Die laatste post wordt het vaakst onderschat. Een PIM is zo goed als de inhoud die erin komt, en die inhoud maakt het pakket niet zelf.

Hoe pakken wij een PIM-vraag aan?

Eerst de bronvraag, dan pas een pakket. Per veld leggen we vast welk systeem leidend is. Dat levert een tabel op die laat zien of een PIM nodig is, of dat een koppeling van ERP naar webshop volstaat. De kwaliteit van de artikeldata bepaalt daarbij het tempo, zie stamdata: waarom het ERP zo goed is als de artikelkaart.

Wie nog twijfelt over het ERP zelf, leest eerst wat is een ERP-systeem en wanneer is er een nodig. De afweging tussen een pakket en eigen software staat op maatwerk of SaaS.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week per veld welk systeem de baas hoort te zijn.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een PIM en een ERP?

Het ERP beheert wat een artikel is en kost: artikelnummer, prijs, voorraad, gewicht, goederencode. Het PIM beheert hoe het artikel naar buiten wordt getoond: teksten per taal, foto's, kenmerken en op welk kanaal het staat. De kernvelden horen op één plek, en dat is meestal het ERP.

Wat is het verschil tussen PIM en DAM?

Een DAM (digital asset management) beheert bestanden: foto's, video, tekeningen, met rechten en versies. Een PIM beheert productgegevens en koppelt daar de juiste bestanden aan. Veel PIM-pakketten hebben een eenvoudige beeldbank ingebouwd, die volstaat zolang er geen apart marketingteam met grote beeldstromen is.

Wanneer is een spreadsheet genoeg in plaats van een PIM?

Bij één kanaal, één taal, een paar honderd producten en één persoon die ze bijhoudt. Voorwaarde is dat de spreadsheet uit het ERP wordt getrokken en niet als tweede bron naast het ERP wordt bijgehouden. Zodra twee mensen in dezelfde sheet teksten wijzigen, of een tweede kanaal erbij komt, knelt het.

Heeft een webshop een PIM nodig?

Eén webshop meestal niet: de beheeromgeving van de webshop is dan het PIM. Het verandert zodra dezelfde producten op een tweede site, een dealerportaal of een marktplaats moeten staan. Dan wordt elke tekstwijziging dubbel werk, en lopen de kanalen uit elkaar.