FIFO in het magazijn: wat is het en wanneer werkt het niet?

FIFO (first in, first out) betekent dat de voorraad die het eerst binnenkwam, ook het eerst weggaat. In het magazijn is dat een pickregel, in de boekhouding een manier om voorraad te waarderen. Bij stijgende inkoopprijzen maakt het uit: in het rekenvoorbeeld hieronder geeft FIFO bij 150 verkochte stuks 8% meer brutowinst dan LIFO.

Waarom doet FIFO ertoe?

In het magazijn om veroudering. Wie altijd de voorste doos pakt en achteraan bijvult, laat de oudste partij staan tot hij beschadigd, verouderd of over de datum is. Dan wordt het incourante voorraad zonder dat iemand er een besluit over nam.

In de boekhouding om kostprijs en marge. Een importeur die in partijen inkoopt, betaalt per container een andere prijs. Bij de importeur die we doorlichtten stonden bijna alle inkooporders (4.184 van 4.251 regels) in Indonesische roepia's. Elke container had dus ook een eigen koers. Welke partij als verkocht telt, bepaalt dan de marge in de cijfers.

Wat is het verschil tussen FIFO, FEFO en LIFO?

• FIFO: eerst binnen, eerst eruit. De standaard voor bijna elk product dat kan verouderen.
• FEFO (first expired, first out): eerst over de datum, eerst eruit. Voor voeding, cosmetica en medicijnen. Het Europese richtsnoer voor groothandel in geneesmiddelen vraagt erom (EU GDP, par. 5.5).
• LIFO: laatst binnen, eerst eruit. Fysiek komt het voor bij bulkgoed en stapels die van één kant bereikbaar zijn. Als waardering mag het in de Nederlandse jaarrekening (art. 2:385 BW), maar niet onder IFRS (IAS 2).

Daarnaast is er het gewogen gemiddelde: elke inkoop middelt de kostprijs van alles wat er ligt. Dat is wat de meeste boekhoudpakketten doen. In de Exact-administratie van de importeur stond de voorraadwaarde op gemiddelde kostprijs per artikel.

Rekenvoorbeeld: wat doet de keuze met de voorraadwaarde?

Een fictief artikel. In januari komen 100 stuks binnen voor 10 euro per stuk. In maart komen er nog 100 binnen, door de koers nu voor 12 euro per stuk. In april worden 150 stuks verkocht voor 20 euro per stuk. Omzet: 150 × 20 = 3.000 euro. Er blijven 50 stuks liggen.

FIFO. De 150 verkochte stuks zijn de 100 uit januari en 50 uit maart. Kostprijs: 100 × 10 + 50 × 12 = 1.000 + 600 = 1.600. Brutowinst: 3.000 - 1.600 = 1.400. Eindvoorraad: 50 × 12 = 600.

LIFO. De 150 zijn de 100 uit maart en 50 uit januari. Kostprijs: 100 × 12 + 50 × 10 = 1.200 + 500 = 1.700. Brutowinst: 1.300. Eindvoorraad: 50 × 10 = 500.

Gewogen gemiddelde. Alles samen kostte 1.000 + 1.200 = 2.200 voor 200 stuks, dus 11 per stuk. Kostprijs: 150 × 11 = 1.650. Brutowinst: 1.350. Eindvoorraad: 50 × 11 = 550.

Controle: kostprijs plus eindvoorraad is in alle drie de gevallen 2.200, precies wat er is ingekocht. Het geld is hetzelfde. Alleen de verdeling over winst en voorraad schuift. Bij stijgende prijzen geeft FIFO de hoogste winst en de hoogste voorraadwaarde. Bij dalende prijzen draait dat om.

Wanneer werkt FIFO niet?

Als de houdbaarheid niet met de ontvangst meeloopt. Een levering van vorige week kan een kortere houdbaarheid hebben dan die van vorige maand. Strikt FIFO laat dan de verkeerde partij over de datum gaan. Daar hoort FEFO, en dat vraagt een houdbaarheidsdatum per partij in het systeem.

Als gelijkheid belangrijker is dan leeftijd. Bij een meubelproducent met gestoffeerde banken speelt de verfpartij van de stof. Dezelfde kleurcode verschilt licht per partij. Een bank met hocker uit twee partijen valt op in de woonkamer van de klant, en dat wordt een klacht. Voor meerdelige orders hoort dus één partij voor de hele order, ook als er een oudere rol ligt. In het ontwerp van het nieuwe systeem staat daarom een veld voor de stofpartij op de orderregel.

Als de stelling het niet toelaat. In een inrijstelling of een blokstapel wordt van één kant gevuld en gepakt. Wat het laatst kwam, staat vooraan. FIFO kan daar alleen met omstapelen, en dat gebeurt onder tijdsdruk niet. Wie FIFO wil, kiest een stelling die van achteren vult en van voren pickt, of accepteert per locatie één partij.

Als niemand de partij registreert. FIFO in het magazijn werkt alleen als per locatie bekend is welke ontvangst er ligt. Zonder ontvangstdatum of partijnummer op de locatie is FIFO een afspraak, geen regel. Dat is een van de redenen om een WMS te overwegen.

Welke fout zien we het vaakst?

Pickvolgorde en waardering door elkaar halen. Het magazijn kan prima FIFO picken terwijl de boekhouding met een gemiddelde kostprijs rekent. Dat is geen fout, het zijn twee keuzes. De fout ontstaat als iemand een margeanalyse per partij maakt op een gemiddelde kostprijs. Of andersom: aanneemt dat de voorraadwaarde de leeftijd van de voorraad laat zien.

Een tweede: een kostprijs die niet bij alle artikelen gevuld is. Bij de importeur viel het gemiddelde soms terug op een standaard kostprijs, of ontbrak het. Een voorraadwaarde op zo'n artikel is dan een schatting. Dat hoort zichtbaar te zijn in elk rapport, niet gladgestreken.

Hoe pakken wij dit aan?

We halen ontvangsten, leveringen en kostprijzen rechtstreeks uit Exact of het ERP, en leggen ze per partij naast elkaar. Dan wordt zichtbaar hoe oud de voorraad werkelijk is en waar de waardering afwijkt van wat er fysiek ligt. Hoe die koppeling met Exact werkt, staat in Exact Online API in de praktijk.

Voor de inkoop zelf telt vooral dat er minder te oud wordt. Een betere vraagvoorspelling helpt daar het meest: bij een internationale fabrikant ging de nauwkeurigheid van 40% naar 86%. Meer daarover bij forecast accuracy.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week hoe oud de voorraad per partij echt is.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen FIFO en FEFO?

FIFO laat de partij weggaan die het eerst binnenkwam. FEFO laat de partij weggaan die het eerst over de datum gaat. Meestal is dat dezelfde partij, maar niet altijd: een latere levering kan een kortere houdbaarheid hebben. Bij producten met een houdbaarheidsdatum is FEFO de veilige regel.

Is LIFO toegestaan in Nederland?

In de Nederlandse jaarrekening wel: artikel 2:385 BW noemt FIFO, LIFO en gewogen gemiddelde prijzen als toegestane methoden. Onder IFRS niet: IAS 2 staat alleen FIFO en gewogen gemiddelde toe. Welke methode fiscaal past, is een vraag voor de accountant.

Welke waarderingsmethode gebruikt Exact Online?

Exact Online rekent per artikel met een gemiddelde kostprijs of een standaard kostprijs; in de API zijn dat de velden AverageCost en CostPriceStandard. De fysieke volgorde in het magazijn staat daar los van. Een magazijn kan FIFO picken terwijl de boekhouding met een gemiddelde rekent.

Hoe wordt FIFO in het magazijn ingericht?

Door per locatie de ontvangstdatum of het partijnummer vast te leggen, en de pickopdracht daarop te sturen. Fysiek helpt een stelling die van achteren wordt gevuld en van voren gepickt. Zonder registratie per partij blijft FIFO een afspraak die onder tijdsdruk het eerst sneuvelt.