Inkoopproces in 7 stappen: waar het in de praktijk misgaat

Het inkoopproces loopt in 7 stappen: behoefte bepalen, specificeren, leverancier selecteren, contracteren, bestellen, ontvangen en bewaken, en factuur controleren en betalen. Het misgaat zelden bij de leverancierskeuze. Het misgaat bij stap 5: de inkooporder komt te laat of nooit in het ERP. Bij een importeur gold dat voor 86,8% van de orders bij Nederlandse leveranciers.

Waar komen de stappen vandaan?

Het bekendste model in Nederland is dat van Arjan van Weele, met 6 stappen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. Het komt uit een wereld van aanbestedingen en grote inkoopafdelingen. Voor een producent of groothandel met 10 tot 250 medewerkers ontbreken er twee stappen. Vooraf: wat moet er eigenlijk besteld worden. Achteraf: klopt de factuur, en wordt hij betaald.

Dat achterste deel heet ook purchase to pay. Dat is het deel dat in Exact of AFAS draait.

Wat gebeurt er per stap, en waar gaat het mis?

1. Behoefte bepalen. Hoeveel is er nodig, en wanneer. Bij een handelsbedrijf is dat een voorraadvraag: verkoop per week, levertijd, wat er al onderweg is. Dit gebeurt vaak op vrijdagmiddag in Excel. De fout zit meestal in de levertijd. Een stamveld zegt 12 weken, terwijl de inkoper weet dat die leverancier binnen een week levert. En wat al onderweg is, telt alleen mee als het als open inkooporder in het systeem staat.

2. Specificeren. Wat precies: artikel, uitvoering, aantal, besteleenheid. Leveranciers denken in hun eigen eenheden. De een levert per pallet, de ander per vrachtwagen of container. En leveranciers werken met EAN-codes, niet met het eigen artikelnummer. Een bestelling die dat niet meeneemt, komt terug met vragen.

3. Leverancier selecteren. Bij herhaalaankopen is dit al gebeurd. Bij nieuwe artikelen helpt de Kraljic-matrix om te bepalen hoeveel moeite een keuze verdient.

4. Contracteren. Prijs, levertijd, betaaltermijn, minimale afname. Deze afspraken horen in het ERP te staan, als inkoopprijs per artikel per leverancier. Staan ze alleen in een mail, dan kan stap 7 ze niet controleren.

5. Bestellen. De inkooporder. Dit is de stap waar alles aan hangt, en die het vaakst achteraf gebeurt. Daarover hieronder meer.

6. Ontvangen en bewaken. Komt de levering op tijd en compleet? Bij binnenkomst wordt de pakbon tegen de inkooporder gelegd. Deelleveringen zijn hier de valkuil. Bij de importeur hadden 50 fabrieksorders een ontvangst die kleiner was dan besteld. Zonder open restregel raakt het restant uit beeld. Ook noemt de pakbon vaak het artikelnummer van de leverancier. Zonder koppeltabel tussen beide nummers wordt elke ontvangst handwerk.

7. Factuur controleren en betalen. De 3-weg-match: klopt de factuur met de inkooporder en met wat er binnenkwam? Pas dan gaat hij door naar betaling. Inkoopfacturen inlezen en voorcontroleren is werk dat goed te automatiseren is; zie documentverwerking automatiseren.

Waarom is een inkooporder achteraf zo duur?

In de Exact-administratie van een importeur van meubels hebben we inkooporders gekoppeld aan de goederenontvangst. Bij de Nederlandse leveranciers hadden 1.025 van de 1.181 orders een orderdatum op of na de dag van ontvangst. Dat is 86,8%. De order werd ingevoerd toen de goederen al binnen waren.

Bij de eigen fabriek in Azië gebeurde dat bij 28 van de 2.984 orders: 0,9%. Bij een container die maanden onderweg is, komt de order vanzelf eerst.

Een order achteraf kost drie dingen:

• Geen levertijd. Een order op de dag van ontvangst heeft levertijd nul. Wie daarop een bestelpunt berekent, bestelt te laat.
• Geen 3-weg-match. Er is geen order om de factuur tegen te leggen. De factuur wordt gecontroleerd op geheugen.
• Geen zicht op wat onderweg is. De voorraadplanning ziet niet wat er al besteld is. Dan volgt een dubbele bestelling, of juist geen.

Hoe wordt de echte levertijd gemeten?

Per inkooporder, niet per ontvangstregel. Daar ging onze eerste meting mis. Een container komt binnen als honderden ontvangstregels tegelijk. De eerste meting per regel gaf 18 dagen. Per order, over 2.983 orders, bleek de mediaan 108 dagen, en bij een op de tien orders 159 dagen of meer. Orders die pas bij ontvangst zijn ingevoerd, geven levertijd nul en drukken de mediaan. Haal ze eruit voor een bestelpunt wordt berekend.

Een tweede les uit een ander handelsbedrijf. De verwachte aankomst stond in losse sheets van de leveranciers. Die datum klopte vaak niet met de datum waarop de fulfilmentpartij de goederen inboekte. Koppel daarom altijd op de inkooporder, niet op een losse referentie.

Wat moet als eerste op orde?

Een regel in het inkoopbeleid: geen bestelling zonder inkooporder vooraf. Dat is geen IT-project. Het is een afspraak, plus een wekelijkse lijst van ontvangsten zonder eerdere order. Wie die lijst vier weken bijhoudt, ziet welke leveranciers en welke medewerkers het patroon dragen.

Daarna wordt de rest meetbaar: echte levertijden, open orders in de planning, een 3-weg-match die werkt. Hoe die gegevens uit Exact te halen zijn, staat in Exact Online API in de praktijk. Hoe ze vervolgens een inkoopadvies voeden, staat in inkoop optimaliseren.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week hoeveel eigen inkooporders achteraf zijn ingevoerd, en wat de echte levertijd per leverancier is.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de 6 stappen van Van Weele?

Specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. De eerste drie heten de tactische inkoop, de laatste drie de operationele inkoop. Voor een producent of groothandel horen daar in de praktijk nog twee stappen bij: de behoefte bepalen vooraf en de factuur controleren en betalen achteraf.

Wat is het verschil tussen inkoopproces en purchase to pay?

Purchase to pay is de operationele kant: van inkooporder tot betaalde factuur. Het inkoopproces is breder en begint eerder, bij de vraag wat er nodig is en bij welke leverancier. In een ERP zoals Exact of AFAS draait vooral het purchase-to-pay-deel.

Wat is een 3-weg-match?

De controle of inkooporder, ontvangst en factuur met elkaar kloppen: dezelfde artikelen, aantallen en prijzen. Pas als alle drie overeenkomen, gaat de factuur door naar betaling. Zonder inkooporder vooraf is er niets om tegen te matchen.

Wat hoort er in een inkoopbeleid?

Wie mag bestellen en tot welk bedrag, wanneer er offertes nodig zijn, welke leveranciers de voorkeur hebben, en dat elke bestelling vooraf als inkooporder in het systeem komt. Die laatste regel is de belangrijkste en wordt het vaakst overgeslagen.