Kraljic-matrix: leveranciers indelen in 4 kwadranten

De Kraljic-matrix deelt alles wat een bedrijf inkoopt in langs twee assen: hoeveel geld erin zit en hoe groot het risico is dat de levering stokt. Dat levert 4 kwadranten op: routine, hefboom, knelpunt en strategisch. Per kwadrant hoort een andere manier van inkopen. Hieronder staat de indeling uitgewerkt voor 15 leveranciers van een handelsbedrijf.

Het model komt van Peter Kraljic, die het in 1983 publiceerde in Harvard Business Review. Het is ruim veertig jaar oud. Het werkt nog steeds, omdat het op een A4 past.

Wat betekenen de 4 kwadranten?

• Routineproducten: weinig geld, weinig risico. Verpakking, kantoorartikelen, schoonmaak. Doel: zo weinig mogelijk tijd eraan kwijt zijn.
• Hefboomproducten: veel geld, weinig risico. Genoeg leveranciers die hetzelfde kunnen. Doel: offertes naast elkaar leggen en volume bundelen.
• Knelpuntproducten: weinig geld, veel risico. Een onderdeel van een vaste leverancier, zonder alternatief. Doel: levering zekerstellen, ook als dat iets meer kost.
• Strategische producten: veel geld, veel risico. De fabriek die het hoofdproduct maakt. Doel: een lange relatie met vaste afspraken over capaciteit, kwaliteit en levertijd.

Hoe worden de twee assen gescoord?

Het model zegt niet hoe precies. Dat is ook de reden dat veel matrixen op gevoel worden ingevuld. Een indeling die iedereen kan narekenen, werkt beter. Wij gebruiken deze twee regels:

Financiële impact: het aandeel van de leverancier in de totale inkoopwaarde over de afgelopen 12 maanden. Hoog bij 5% of meer. Dat getal komt rechtstreeks uit de inkooporders in het ERP.

Leveringsrisico: drie ja/nee-vragen.

1. Is er binnen drie maanden geen alternatieve leverancier?
2. Is de levertijd langer dan 8 weken?
3. Wordt er op eigen specificatie gemaakt, zoals een eigen tekening, kleur of maat?

Twee of drie keer ja is een hoog risico.

Hoe ziet een ingevulde matrix eruit?

Een rekenvoorbeeld voor een handelsbedrijf in meubels, met 15 leveranciersrollen. De percentages zijn het aandeel in de inkoopwaarde en tellen op tot 100.

De optelsom per kwadrant:

• Strategisch: 2 leveranciers, 38 + 14 = 52% van de inkoopwaarde.
• Hefboom: 3 leveranciers, 9 + 8 + 6 = 23%.
• Knelpunt: 3 leveranciers, 3 + 3 + 2 = 8%.
• Routine: 7 leveranciers, 4 + 4 + 3 + 2 + 2 + 1 + 1 = 17%.

Samen 15 leveranciers en 100%. Kussens en stoffering scoren een keer ja, dus laag risico: hefboom, ondanks de eigen stof.

Wat valt op in dit voorbeeld?

Het knelpuntkwadrant is het kleinste in geld en het gevaarlijkste in de praktijk. Beslag ter waarde van 3% van de inkoop houdt een complete kast tegen. De kast is er, de scharnieren niet, dus er gaat niets de deur uit. Hier loont een veiligheidsvoorraad die ruimer is dan de omzet rechtvaardigt. Hoe die te berekenen is, staat in veiligheidsvoorraad berekenen.

Het routinekwadrant telt 7 van de 15 leveranciers, maar 17% van het geld. Daar gaat vaak de meeste tijd heen: losse bestellingen, losse facturen. Een raamcontract per leverancier en automatische factuurverwerking maken hier het verschil.

Wat laat de praktijk zien?

In de Exact-administratie van een importeur van meubels hebben we deze analyse op echte inkooporders gedraaid. Over de laatste 12 maanden: 32 leveranciers. De grootste, de eigen fabriek in Azië, nam 96,9% van de inkoopwaarde voor zijn rekening. De top 3 samen 98,1%.

Daarmee valt de matrix uit elkaar. Met een drempel van 5% is er een hoog-impactleverancier en zijn er 31 laag. Bij zo'n verdeling werkt een relatieve drempel beter: de top 20% van de leveranciers is hoog, ongeacht het percentage.

Het risico bleek nog scherper. Van de 1.783 artikelen die in die 12 maanden zijn ingekocht, kwamen er 17 bij meer dan een leverancier vandaan. Minder dan 1%. De gemeten levertijd van de fabriek: mediaan 108 dagen, en bij een op de tien orders 159 dagen of meer. Dat staat niet in een stamveld. Het volgt uit besteldatum tegenover ontvangstdatum, per inkooporder.

Hoe komt de matrix uit het ERP?

De impactas is volledig uit de data te halen. Inkooporders met leverancier en bedrag, opgeteld over 12 maanden, gesorteerd. In Exact Online staat dat in PurchaseOrders; hoe die via de koppeling op te halen zijn, staat in Exact Online API in de praktijk.

De risicoas is voor twee derde ook uit data te halen. Het aantal leveranciers per artikel staat in de artikelgegevens. De echte levertijd volgt uit order tegenover ontvangst. Alleen de vraag "is er een alternatief binnen drie maanden" vraagt een inkoper.

Zo wordt de matrix een rapport dat elk kwartaal vanzelf ververst, in plaats van een workshopplaatje dat in een la verdwijnt. Hoe zo'n rapport op een gedeelde databron landt, staat bij datafundament. De bredere inkoopkant, van spend-analyse tot bestelvoorspelling, staat in inkoop optimaliseren.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week de eigen leveranciers in vier kwadranten, op de inkooporders van de afgelopen 12 maanden.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de 4 kwadranten van de Kraljic-matrix?

Routineproducten (lage impact, laag risico), hefboomproducten (hoge impact, laag risico), knelpuntproducten (lage impact, hoog risico) en strategische producten (hoge impact, hoog risico). Elk kwadrant vraagt een andere aanpak: van zo min mogelijk tijd tot een langdurige relatie met vaste afspraken.

Wat is het verschil tussen een hefboomproduct en een strategisch product?

Beide hebben een groot aandeel in de inkoopuitgaven. Bij een hefboomproduct zijn er genoeg alternatieve leveranciers, dus loont het om offertes naast elkaar te leggen. Bij een strategisch product is overstappen duur of traag, dus gaat het om zekerheid van levering en een lange samenwerking.

Hoe vaak moet een Kraljic-matrix worden bijgewerkt?

Een keer per jaar is voor de meeste MKB-bedrijven genoeg, plus bij een grote verandering: een leverancier die stopt, een nieuwe productlijn of een prijsschok. Het impactdeel is uit de inkooporders van de afgelopen 12 maanden opnieuw te berekenen; het risicodeel vraagt een korte ronde met de inkopers.

Werkt de Kraljic-matrix ook voor een klein bedrijf?

Ja, juist daar. Met 15 tot 40 leveranciers past de hele matrix op een A4. Het grootste effect zit meestal in het knelpuntkwadrant: kleine bedragen waar toch de hele levering op stil kan vallen.