Leveranciersbeoordeling: levertijd, kwaliteit en prijs meten

Een leveranciersbeoordeling meet op drie criteria hoe een leverancier presteert: levering, kwaliteit en prijs. Alle drie zijn uit de eigen orderdata te halen, zonder Excel-enquête. De meting moet wel kloppen. Bij een importeur kwam de levertijd eerst uit op 18 dagen. Voor de hoofdleverancier waren het er 108.

Welke criteria horen in een leveranciersbeoordeling?

Drie criteria staan in bijna elke beoordeling, en ze zijn alle drie meetbaar uit het ERP:

Levering. Komt de bestelling op de beloofde dag, en compleet? Dat is OTIF, toegepast op inkooporders. Daarnaast de levertijd zelf: hoeveel dagen tussen bestellen en ontvangen, en hoeveel die schommelt.

Kwaliteit. Welk deel van de ontvangen regels gaf een reclamatie, afkeur of retour? Dit vraagt dat een reclamatie ergens geboekt wordt, met een verwijzing naar de inkooporder. Een mail aan de leverancier telt niet mee.

Prijs. Wijkt de factuurprijs af van de afgesproken prijs, en hoe ontwikkelt de prijs zich per artikel? Dat volgt uit de inkoopfactuur naast de inkooporder.

Communicatie, flexibiliteit en duurzaamheid komen er vaak bij. Die zijn lastiger te meten en worden meestal met een korte vragenlijst gescoord. Begin met de drie die uit de data komen.

Hoe wordt de levertijd van een leverancier gemeten?

Neem per inkooporder de besteldatum en de datum van de laatste ontvangst. Het verschil is de levertijd. Rapporteer de mediaan en het 90e percentiel, niet het gemiddelde. De mediaan zegt wat normaal is. Het 90e percentiel zegt hoe lang het duurt als het tegenzit, en dat bepaalt hoeveel veiligheidsvoorraad er nodig is.

Bij de importeur gaf dat voor de hoofdleverancier, over 2.983 orders: mediaan 108 dagen, 90e percentiel 159 dagen. Een op de tien orders duurt dus meer dan vijf maanden.

Waarom gaf de eerste meting 18 dagen in plaats van 108?

Dit is de les die we het duurst vonden. De eerste meting rekende per ontvangstregel, niet per inkooporder. Dat gaf 18 en 36 dagen, afhankelijk van de berekening. Beide waren fout, om twee redenen.

Een container komt binnen als honderden regels tegelijk. Wie per regel telt, meet regels in plaats van bestellingen. Een container telt dan honderd keer en een losse levering een keer, en het getal zegt niets meer over hoe lang een bestelling onderweg is.

Orders die pas bij ontvangst zijn ingevoerd, staan op dag nul. Als de inkooporder in het systeem komt op de dag dat de goederen binnen zijn, is de levertijd nul dagen. Bij de Nederlandse leveranciers van de importeur was dat de mediaan: nul dagen tussen order en ontvangst. Dat is geen snelle leverancier. Dat is een order die achteraf is ingevoerd.

Een levertijd die te kort is gemeten, is gevaarlijker dan geen meting. Het inkoopadvies bestelt dan een kwartaal te laat.

Welke datum telt als de belofte van de leverancier?

Voor de leverbetrouwbaarheid is een beloofde datum nodig. Die ontbreekt vaak.

In de Exact-administratie van de importeur stond de verwachte ontvangstdatum bij alle grote leveranciers op de orderdatum plus één dag. Dat is de standaardwaarde, geen afspraak. Gerekend tegen dat veld was 24% van de regels van de hoofdleverancier binnen een week op tijd. Dat getal zegt niets over de leverancier.

Twee manieren om het op te lossen:

• De bevestigde datum vastleggen. Zodra de orderbevestiging van de leverancier binnenkomt, gaat die datum in het veld. Dat is de belofte waar de leverancier op afgerekend wordt.
• Tegen de afgesproken levertijd meten. Staat er in het contract 90 dagen, dan is besteldatum plus 90 de belofte.

Wat zegt "100% compleet geleverd"?

Bij de hoofdleverancier van de importeur was elke ontvangen regel volledig: ontvangen aantal gelijk aan het bestelde aantal. Dat kan kloppen. Vaker betekent het dat de inkooporder bij ontvangst is aangepast aan wat er in de container zat. Dan is het bestelde aantal achteraf overschreven, en is "compleet" niet meer te meten.

Bewaar daarom het oorspronkelijk bestelde aantal, of vergelijk met de containerlijst die de leverancier meestuurt.

Hoe ziet een scorekaart eruit?

Een rekenvoorbeeld met drie leveranciers. Gewichten: levering 40%, kwaliteit 30%, prijs 30%.

• Levering: de OTIF in procenten.
• Kwaliteit: 100 min 10 punten per procent reclamaties.
• Prijs: 100 min 10 punten per procent prijsverhoging boven de afspraak, maximaal 100.

Narekenen voor A: 0,4 x 92 + 0,3 x 85 + 0,3 x 95 = 36,8 + 25,5 + 28,5 = 90,8. Voor B: 0,4 x 78 + 0,3 x 96 + 0,3 x 70 = 81,0. Voor C: 0,4 x 85 + 0,3 x 70 + 0,3 x 100 = 85,0.

Het totaal is een ingang, geen oordeel. B en C liggen 4 punten uit elkaar, maar hebben een heel ander probleem. B levert goed spul te laat en te duur. C is goedkoop, maar 3 van de 100 regels geven een reclamatie. Het gesprek met B gaat over planning, het gesprek met C over kwaliteit.

Wanneer is een scorekaart niet genoeg?

Als één leverancier het grootste deel van de inkoop draagt. Bij de importeur leverde één leverancier 91% van de productomzet. Een lage score leidt dan niet tot een andere leverancier, maar tot andere afspraken: vaker kleinere containers, een vaste bevestigde datum, of meer buffer. De beoordeling stuurt dan de voorraad en de afspraken, niet de keuze.

Een scorekaart met één of twee orders per kwartaal zegt ook weinig. Bij lange levertijden is een rollend jaar eerlijker.

Hoe pakken wij dit aan?

We halen inkooporders, ontvangsten, inkoopfacturen en reclamaties uit het ERP, bijvoorbeeld via de Exact Online API. Eerst controleren we of de datums echte beloftes zijn en of aantallen achteraf zijn aangepast. Daarna rekenen we per leverancier de levertijd, de OTIF en de prijsafwijking uit, elk kwartaal opnieuw. De gemeten levertijd gaat direct het inkoopadvies in, zodat de servicegraad haalbaar blijft.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week de echte levertijd van de belangrijkste leveranciers.

Veelgestelde vragen

Hoe wordt een leverancier beoordeeld?

Op drie criteria die uit de eigen administratie te halen zijn: levering (op tijd en compleet), kwaliteit (reclamaties en afkeur) en prijs (afwijking van de afgesproken prijs). Elk criterium krijgt een score en een gewicht. Het totaal wordt per kwartaal herhaald, zodat de trend zichtbaar wordt.

Welke criteria horen in een leveranciersbeoordeling?

De vaste drie zijn levertijd en leverbetrouwbaarheid, kwaliteit en prijs. Daarnaast komen vaak communicatie, flexibiliteit bij spoed en duurzaamheid voor. Die laatste zijn lastiger te meten en worden meestal met een korte vragenlijst gescoord. Begin met wat uit de data komt.

Hoe vaak moet een leverancier beoordeeld worden?

Per kwartaal voor de leveranciers die samen het grootste deel van de inkoop dragen, en eens per jaar voor de rest. Bij een leverancier met lange levertijden is een kwartaal soms te kort om genoeg orders te tellen; neem dan een rollend jaar.

Wat is het verschil tussen leveranciersbeoordeling en leveranciersmanagement?

De beoordeling is de meting: hoe presteert deze leverancier. Leveranciersmanagement is wat er daarna gebeurt: het gesprek, de afspraken, en de keuze welke leveranciers meer of minder volume krijgen. Zonder meting is dat gesprek een kwestie van gevoel.