Veiligheidsvoorraad: wat is het en hoe wordt die berekend?

Veiligheidsvoorraad is de extra voorraad die een tekort opvangt als de vraag hoger uitvalt of de levering later komt dan verwacht. De standaardformule is z × σ × √L. Een artikel met 40 stuks weekvraag, een spreiding van 12 stuks per week en vier weken levertijd heeft bij een servicegraad van 95% zo'n 40 stuks buffer nodig.

Waarom doet veiligheidsvoorraad ertoe?

Omdat hij aan twee kanten geld kost. Te weinig buffer betekent nee verkopen, een spoedorder bij de leverancier of een productielijn die stilstaat. Te veel buffer betekent kapitaal op de plank, magazijnruimte en een groeiende stapel incourante voorraad.

Vaak is de buffer geen berekening maar een gewoonte: "we houden er altijd een maand extra van". Dat voelt veilig. In het rekenvoorbeeld hieronder blijkt het vier keer te veel voor een stabiel artikel, en nog altijd twee keer te veel als de levertijd schommelt.

Welke getallen zijn nodig voor de berekening?

Drie getallen per artikel, alle drie uit data die er al is.

1. De spreiding van de vraag (σ). De standaardafwijking van de verkoop per week, over de laatste 26 of 52 weken. In Excel: =STDEV.P() over de weekverkopen.
2. De levertijd (L). In weken, van bestelling tot ontvangst. Neem de gemeten levertijd uit inkooporders tegenover ontvangsten, niet het getal dat de leverancier belooft.
3. De servicefactor (z). Die hoort bij de gewenste servicegraad: 1,28 bij 90%, 1,65 bij 95%, 2,33 bij 99%. Wat dat percentage betekent staat in Servicegraad: wat is het en welk percentage is haalbaar?

Rekenvoorbeeld: hoe ziet dat er met echte getallen uit?

Een fictief artikel bij een groothandel. De verkoop is gemiddeld 40 stuks per week, met een standaardafwijking van 12 stuks. De leverancier levert in vier weken. Het doel is 95% servicegraad, dus z = 1,65.

Stap 1: de veiligheidsvoorraad. 1,65 × 12 × √4 = 1,65 × 12 × 2 = 39,6. Afgerond: 40 stuks.

Stap 2: het bestelpunt. De verwachte vraag tijdens de levertijd is 4 × 40 = 160 stuks. Plus de buffer: 160 + 40 = 200 stuks. Zakt de voorraad onder de 200, dan gaat de bestelling de deur uit.

Stap 3: wat als de levertijd ook schommelt? Stel dat de levertijd niet altijd vier weken is. Hij schommelt met een standaardafwijking van één week. Dan komt er een term bij:

z × √(L × σ² + d² × σL²) = 1,65 × √(4 × 144 + 1.600 × 1) = 1,65 × √2.176 = 1,65 × 46,6 = 77 stuks.

De buffer verdubbelt bijna, van 40 naar 77, en het bestelpunt gaat naar 237. Niet door de klant, maar door de leverancier. Een betrouwbaardere levertijd levert vaak meer op dan een betere voorspelling van de vraag.

Stap 4: de vergelijking met de vuistregel. "Vier weken extra" is bij dit artikel 4 × 40 = 160 stuks. Dat is vier keer de berekende 40, en ruim twee keer de 77 met onzekere levertijd. Over een assortiment van duizenden artikelen zit daar het verschil tussen een vol magazijn en een gezond magazijn.

Welke fouten zien we in echte inkoopmodellen?

Drie die we zelf tegenkwamen bij het bouwen van een inkoopadvies voor een D2C-webshop. Ze gelden net zo goed voor een spreadsheet.

Weken met een tekort meetellen in de spreiding. Een week zonder voorraad toont een verkoop van nul. Niet omdat niemand het wilde, maar omdat het er niet lag. Wie die weken meeneemt, meet een spreiding die nergens op slaat. Meet de vraag alleen over weken waarin het artikel op voorraad was.

De buffer per week optellen. Het lijkt logisch: per week een veilige bovengrens, en die bij elkaar optellen over de levertijd. Maar dan rekent het model alsof de piekweek elke week valt. In het eerste model gaf dat een besteladvies van duizenden stuks voor een artikel dat zo'n 16 per week verkoopt. Onzekerheid groeit met de wortel van de tijd, niet lineair. Daarom staat er √L in de formule, en niet L.

Aannemen dat 95% ook 95% oplevert. Een voorspelmodel kan zeggen dat het 80% van de uitkomsten binnen een band vangt. Bij de webshop ving het oude model er in de terugtest 44%. Na de vervanging meten we per instelling: wat 90% hoort te zijn, haalt 91%, wat 95% hoort te zijn, haalt 94%. Reken de buffer uit, en meet daarna wat hij echt haalt.

Hoeveel buffer heeft elk artikel nodig?

Niet elk artikel evenveel. Bij de webshop krijgen de artikelen die samen 80% van de omzet maken een servicegraad van 95%, het middenveld 90% en de staart 80%. Zo gaat het kapitaal naar de artikelen waar een tekort het meeste pijn doet.

De levertijd verschilt nog sterker. Een containerleverancier zit daar op twaalf weken: een maand stof inkopen, een maand produceren, twee maanden transport. Een binnenlandse leverancier levert in een tot twee weken. Eén buffer voor beide is voor de een te krap en voor de ander te ruim. Een vast minimum van vier weken staat er wel, op verzoek van de klant, als ondergrens onder de berekening.

Hoe pakken wij dit aan?

We rekenen de buffer per artikel uit op de eigen verkoop- en inkoophistorie, meestal rechtstreeks uit Exact Online of AFAS: gemeten spreiding, gemeten levertijd, servicegraad per klasse. Daarna meten we wat de buffer haalt, en stellen bij. In Exact kan het bestelpunt en de veiligheidsvoorraad per magazijn via de API teruggeschreven worden, dus het advies landt waar de inkoper al werkt.

Een betere vraagvoorspelling maakt de spreiding kleiner, en daarmee de buffer. Bij een internationale fabrikant ging de forecast-nauwkeurigheid van 40% naar 86%. Hoe dat werkt staat bij forecast accuracy.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week welke artikelen te veel en welke te weinig buffer hebben.

Veelgestelde vragen

Wat is de formule voor veiligheidsvoorraad?

De standaardformule is z × σ × √L: de servicefactor bij de gewenste servicegraad, keer de standaardafwijking van de vraag per periode, keer de wortel van de levertijd in dezelfde periodes. Is de levertijd zelf onzeker, dan wordt het z × √(L × σ² + d² × σL²), met d de gemiddelde vraag en σL de spreiding in de levertijd.

Wat is het verschil tussen veiligheidsvoorraad en bestelpunt?

Het bestelpunt is het voorraadniveau waarop een nieuwe bestelling de deur uit moet. Het bestaat uit de verwachte vraag tijdens de levertijd plus de veiligheidsvoorraad. De veiligheidsvoorraad is dus het deel van het bestelpunt dat er alleen is voor tegenvallers.

Is een vast aantal weken veiligheidsvoorraad goed genoeg?

Als minimumdrempel kan het, als rekenmethode zelden. Een vast aantal weken geeft stabiele artikelen te veel buffer en grillige artikelen te weinig. In het rekenvoorbeeld hieronder geeft de vuistregel van vier weken 160 stuks, waar de formule op 40 uitkomt.

Hoe vaak moet de veiligheidsvoorraad herberekend worden?

Minstens elk kwartaal, en direct als een leverancier van levertijd verandert of een artikel in een actie gaat. Spreiding in vraag en levertijd verschuift met seizoen en assortiment. Een buffer van vorig jaar beschermt tegen de vraag van vorig jaar.