OTIF berekenen: formule, definities en rekenvoorbeeld

OTIF (on time in full) is het percentage orders dat op de afgesproken dag aankomt, met alle regels en alle stuks. De formule: orders op tijd én compleet, gedeeld door alle orders. Het getal hangt sterk af van de definitie. In het rekenvoorbeeld hieronder geeft dezelfde week 75% of 88%.

Hoe wordt OTIF berekend?

De basisformule is eenvoudig:

OTIF = aantal orders dat op tijd en compleet is / totaal aantal orders x 100%

Een order telt pas mee als hij aan twee eisen tegelijk voldoet. Op tijd: geleverd op of voor de afgesproken datum. Compleet: alle regels in de afgesproken aantallen.

Wat de formule niet zegt, zijn vier keuzes die het getal bepalen:

1. Wat wordt er geteld? Orders, orderregels of stuks.
2. Welke datum is de afspraak? De datum die de klant vroeg, de datum die bevestigd is, of de datum in het ERP.
3. Hoeveel speling? Exact op de dag, of een dag eerder of later.
4. Waar wordt gemeten? Bij vertrek uit het magazijn of bij aankomst bij de klant.

Die keuzes leggen het verschil tussen een strenge en een milde OTIF.

Wat is het verschil tussen een strenge en een milde definitie?

Streng is de definitie die een grote afnemer meestal hanteert. De hele order moet compleet zijn, op de bevestigde dag, gemeten bij aankomst. Eén ontbrekende doos maakt de hele order fout. Een dag te vroeg kan ook fout zijn, als het distributiecentrum een vast tijdvak heeft.

Mild is de definitie die een leverancier intern vaak gebruikt. Er wordt geteld per orderregel of per stuk. Er is een dag speling. De meting gebeurt bij vertrek, want daar heeft het eigen bedrijf invloed op.

Beide zijn verdedigbaar. Het probleem ontstaat als het eigen dashboard mild meet en de klant streng. Dan staat er intern 90%, terwijl de klant in zijn leveranciersbeoordeling 70% noteert. Wie aan een supermarkt of bouwgroothandel levert, doet er goed aan de definitie uit het contract over te nemen, ook in de eigen rapportage.

Hoe ziet een rekenvoorbeeld eruit?

Een groothandel levert in een week 8 orders uit. Samen hebben die 25 orderregels en 1.000 stuks. Zes orders gaan precies goed. Twee niet:

• Order A komt op tijd, maar één regel is kort: 18 van de 20 stuks.
• Order B is compleet, maar komt een dag te laat. Die order heeft 3 regels en 120 stuks.

Nu dezelfde week op vier manieren:

Narekenen: per regel vallen de korte regel van order A en de 3 regels van order B af, dus 25 - 4 = 21. Per stuk vallen de 120 late stuks en de 2 ontbrekende stuks af, dus 1.000 - 122 = 878.

Er zit 12,8 procentpunt tussen de strengste en de mildste uitkomst, voor precies dezelfde week. Daarom zegt een OTIF-percentage zonder definitie erbij weinig.

Waarom geeft on time keer in full het verkeerde getal?

Een veelgemaakte fout is de twee helften los te meten en te vermenigvuldigen. In het voorbeeld is 7 van de 8 orders op tijd (87,5%) en 7 van de 8 compleet (87,5%). Vermenigvuldigd geeft dat 76,6%. Het echte getal is 75%.

Hier scheelt het weinig. Gaan steeds andere orders fout op tijd en op compleetheid, dan ligt het product te hoog, zoals hier. Gaan dezelfde orders vaak allebei fout, bijvoorbeeld een order die op een tekort wacht en daardoor ook te laat is, dan ligt het te laag. Tel daarom per order of beide eisen gehaald zijn.

Welke valkuilen zitten er in de data?

De formule is het makkelijke deel. De lastige vraag is of de afgesproken datum wel ergens staat.

In de Exact-administratie van een importeur rekenden we OTIF uit over 28.844 verkooporderregels. Bij 99,8% stond de leverdatum op dezelfde dag als de orderdatum. Dat is geen belofte aan de klant. Het is de standaardwaarde die het systeem invult. Gerekend tegen dat veld kwam de OTIF uit op 30%. Met een week speling op 51%. Geen van beide getallen zegt iets, want het beloofde moment is nooit vastgelegd.

Drie andere valkuilen die we tegenkomen:

Deelleveringen die als nieuwe order worden ingevoerd. Dan lijkt elke levering compleet, want het restant heet een andere order. Bij de importeur werd 0,95% van de regels in meer dan één levering uitgeleverd. Dat kan kloppen, maar het is het eerste wat gecontroleerd moet worden.

Orders die pas bij levering worden ingevoerd. De order en de levering staan dan op dezelfde dag, en de OTIF is altijd 100%. Telefonische spoedorders lopen vaak zo.

Annuleringen die uit de noemer verdwijnen. Een klant die afhaakt omdat het te lang duurde, is de slechtste levering van de maand. Als die order uit de telling valt, wordt de score beter.

Hoe verhoudt OTIF zich tot servicegraad en voorraad?

OTIF meet de belofte aan de klant. Servicegraad meet of de voorraad er lag. Bij een order van 20 regels met 95% servicegraad per artikel is de kans op een complete order maar 36%. Een hoge OTIF vraagt dus een hoge servicegraad op de regels die samen in orders zitten, en daarmee genoeg veiligheidsvoorraad op precies die artikelen.

Een lage OTIF ligt lang niet altijd aan voorraad. Vaak ligt het aan een te vroeg beloofde datum, een order die een dag in de mailbox bleef staan of een pakbon die niet klopt met de order. Wie de oorzaak per gemiste order vastlegt (voorraad, planning, transport, invoer), ziet binnen een maand waar het grootste deel zit.

Hoe pakken wij dit aan?

We halen de orderregels, de bevestigde leverdatums en de werkelijke leveringen uit het ERP en rekenen OTIF uit op de definitie van de belangrijkste afnemer. Eerst controleren we of de datums echt beloftes zijn. Staan ze er niet in, dan begint het bij het vastleggen ervan in de orderverwerking: bij een B2B-producent werden 2 van de 3 ordermails automatisch een conceptorder.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week wat de echte OTIF is, op de eigen orderdata.

Veelgestelde vragen

Wat betekent OTIF?

OTIF staat voor on time in full: op tijd en compleet. Het is het percentage orders dat op de afgesproken dag aankomt met alle regels en alle stuks. Een order die een dag te laat is of waar één doos ontbreekt, telt niet mee.

Wat is een goede OTIF-score?

Daar bestaat geen bruikbaar algemeen getal voor, omdat bedrijven OTIF verschillend definiëren. Een score van 95% op orderregels met een dag speling is iets heel anders dan 95% op complete orders zonder speling. Vergelijk daarom alleen met de eigen cijfers van vorig kwartaal, of met de eis die de afnemer in het contract zet.

Wat is het verschil tussen OTIF en servicegraad?

Servicegraad gaat over voorraad: lag het artikel er toen de klant het vroeg. OTIF gaat over de hele levering: kwam de order compleet en op de beloofde dag aan. Een hoge servicegraad per artikel is een voorwaarde voor een hoge OTIF, geen garantie.

Mag OTIF berekend worden als on time keer in full?

Nee, dat geeft een te hoog of te laag getal. Een order die te laat én incompleet is, wordt dan twee keer geteld, of juist niet. Tel per order of die allebei haalde, en deel dat door het totaal.