Orderbevestiging: wat erin hoort en hoe die automatisch gaat

Een orderbevestiging is het bericht waarin de leverancier vastlegt wat er geleverd wordt, wanneer en tegen welke prijs. Er horen negen velden in, waarvan het ordernummer van de klant het vaakst ontbreekt. Bij een B2B-producent komt de ordermail er in 2 van de 3 gevallen vanzelf als conceptorder in. De bevestiging is de stap erna.

Wat hoort er in een orderbevestiging?

Negen velden. Het sjabloon dat we hanteren:

1. Eigen ordernummer en datum van de bevestiging.
2. Ordernummer van de klant. Daarop zoekt de inkoper de bevestiging terug.
3. Klant, factuuradres en afleveradres, apart, want die verschillen vaak.
4. Artikelen met aantal en eenheid, met de eigen code en liefst die van de klant.
5. Prijs per regel, met de opbouw: startprijs, toeslagen, kortingen, netto.
6. Orderkorting en kosten als aparte regel, zoals vracht of een toeslag kleine order.
7. Bevestigde leverdatum of leverweek, per regel als die verschilt.
8. Voorwaarden: betaaltermijn, leveringsconditie, verwijzing naar de algemene voorwaarden.
9. Wat afwijkt van de bestelling, bovenaan en in gewone woorden.

Het laatste veld is het belangrijkste en ontbreekt het vaakst. Is de bestelling het aanbod, dan geldt een orderbevestiging die daarvan afwijkt juridisch als een nieuw aanbod. Aanvaardde de klant eerder een offerte, dan staat de overeenkomst al vast. Alleen bij ondergeschikte afwijkingen komt de overeenkomst tot stand volgens de bevestiging, tenzij de klant direct bezwaar maakt (artikel 6:225 BW, wetten.overheid.nl). Een afwijking die in regel 14 verstopt zit, is dus een risico, geen detail.

Hoeveel prijsopbouw laat een orderbevestiging zien?

Dat is een keuze, en hij werkt door tot op de factuur. Bij een meubelproducent waarvoor we het ordersysteem bouwen, lagen drie opties op tafel: alleen de netto regelprijs, de opbouw zonder bedragen, of de volledige opbouw. De keuze viel op de volledige opbouw: startprijs, dan per stap een subregel met klanttekst en bedrag, dan de netto regelprijs.

Een rekenvoorbeeld van zo'n regel:

De klant rekent zelf na waar de prijs vandaan komt. Dat scheelt vragen aan de binnendienst. Twee besluiten volgden daaruit. De factuur toont dezelfde opbouw als de laatste orderbevestiging. En een orderkorting staat op allebei als aparte regel. Wie bevestiging en factuur naast elkaar legt, ziet geen verschil.

Wat gebeurt er als de order na bevestiging verandert?

Bij de meubelproducent geldt een harde regel. Bij bevestiging wordt de order bevroren, als momentopname. Verandert daarna het artikel, de variant of het aantal, dan is dat annuleren en opnieuw invoeren. De annulering is zelf een bericht aan de klant. Zo bestaat er nooit een order die stilletjes afwijkt van wat de klant zwart op wit heeft.

Een verschoven leverweek is een apart geval. Een van de afnemers, op EDI, eist bij elke inhoudelijke wijziging een nieuwe orderbevestiging met een nieuw nummer. Gewone klanten krijgen een herbevestiging, per pdf en in het portaal. Gaat het om meerdere orders tegelijk, dan in een lijst, anders wordt de klant bedolven onder mails. Het systeem houdt bij hoe vaak een order is herbevestigd en wat de oorspronkelijke week was.

Nog een detail dat later geld scheelt: de bevestigde week wordt pas in het systeem gezet als het bericht aantoonbaar is aangekomen. Een mislukte verzending verandert niets en wordt een actiepunt. Anders staat er een belofte in het ERP die de klant nooit kreeg.

Hoe gaat een ordermail automatisch naar een orderbevestiging?

In vier stappen, met een mens op de plek waar het ertoe doet:

1. Lezen. De mail komt binnen: in de tekst, als pdf, soms als foto. Het systeem herkent dat het een order is en haalt klant, artikelen, aantallen en leverwens eruit.
2. Toetsen. Elk veld wordt gelegd tegen de stamdata: bestaat de klant, kent die het artikel, klopt de prijsafspraak. Notatie telt hier. Een aantal van 2,000 is twee stuks. Verkeerd gelezen is het een order van tweeduizend.
3. Conceptorder. Wat klopt, staat als conceptorder klaar in het ERP. Wat twijfel geeft, gaat naar een controlescherm, met het probleem bovenaan.
4. Bevestigen. De orderdesk keurt de conceptorder goed. Pas dan gaat de bevestiging eruit, opgebouwd uit de order zoals hij geboekt is.

Die laatste volgorde is de controle. De bevestiging komt uit de geboekte order, niet uit de mail. Leest het systeem iets verkeerd en mist de orderdesk het, dan ziet de klant het op de bevestiging, vóór er geproduceerd of gepickt wordt.

Bij een B2B-producent hebben we dat gemeten over 5.017 ordermails. 2 van de 3 komen er als correcte conceptorder in, ruim 3.300 mails die niemand meer overtypt. De rest gaat naar het controlescherm en wordt door een medewerker afgehandeld.

Welke orders verdienen een tweede blik voor bevestiging?

Niet alle. Bij de meubelproducent gaat een order alleen langs een tweede persoon bij vaste signalen: een prijs onder de bodem, een handmatig aangepaste prijs, een nieuwe klant of een nieuw artikel, een onbekende configuratie, of een orderbedrag boven een drempel. De rest wordt direct bevestigd.

Daarnaast toetst het systeem de capaciteit. Bij elke bevestiging kijkt het hoe vol de voorgestelde leverweek al zit. Boven de 90% krijgt de controleur een waarschuwing, geen blokkade. De mens beslist of de week toch kan.

Waar gaat een orderbevestiging mis?

Op drie plekken, in onze ervaring:

• Geen ordernummer van de klant. De bevestiging komt aan, maar de inkoper vindt de order niet terug en belt.
• Afwijkingen die niet opvallen. Een vervangend artikel of een latere week, verstopt in een regel.
• Formaatfouten bij EDI. Een van de afnemers van de meubelproducent wil de bevestiging als bestand met vaste posities, zonder scheidingstekens. Eén teken verschuiving zet elk volgend veld op de verkeerde plek, zonder foutmelding. Meer daarover in EDI-koppeling.

Hoe pakken wij dit aan?

We bouwen de route van mail naar conceptorder in het ERP dat er al staat, en laten de bevestiging uit de geboekte order komen. Uitzonderingen gaan naar een medewerker, die het laatste woord houdt. Wij regelen de bouw, de koppeling en het live zetten; de code en de regels zijn daarna van het bedrijf zelf. Hoe dat werkt staat bij orderverwerking automatiseren. Voor Exact staat de technische kant in Exact Online API in de praktijk.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week welk deel van de eigen ordermails als conceptorder kan binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Is een orderbevestiging verplicht?

Wettelijk niet. Een overeenkomst ontstaat al als een aanbod wordt aanvaard, ook mondeling of per mail. De orderbevestiging legt vast wat er is afgesproken. Is de bestelling het aanbod en wijkt de bevestiging daarvan af, dan geldt die volgens artikel 6:225 BW als nieuw aanbod, tenzij het om ondergeschikte punten gaat.

Wat is het verschil tussen een orderbevestiging en een factuur?

De orderbevestiging komt vóór de levering en zegt wat er geleverd gaat worden. De factuur komt erna en is het betaalverzoek, met wettelijke eisen zoals btw-nummer en btw-bedrag. Als ze dezelfde regelopbouw hebben, kan de klant ze naast elkaar leggen en ziet hij geen verschil.

Wat moet er in een orderbevestiging staan?

Minimaal het ordernummer van de klant en het eigen ordernummer, de artikelen met aantallen, de prijs per regel, de bevestigde leverdatum of leverweek, het afleveradres en de voorwaarden. Zonder het ordernummer van de klant kan de inkoper de bevestiging niet terugvinden.

Moet een gewijzigde leverdatum opnieuw bevestigd worden?

Dat hangt af van de afspraak met de klant. Grote afnemers met EDI eisen bij elke inhoudelijke wijziging vaak een nieuwe orderbevestiging met een nieuw nummer. Voor andere klanten volstaat meestal een herbevestiging per mail of portaal, eventueel als lijst voor meerdere orders tegelijk.