Subsidie stapelen in de praktijk: WBSO + MIT + SLIM op één project

Een groothandel kent het patroon: in de seizoenspieken raakt de voorraad op, in de dalen ligt er te veel, en beide kosten marge. Een voorspelmodel per SKU lost dat op, maar voor een bedrijf met 38 medewerkers is het een forse investering. Dit praktijkvoorbeeld laat zien hoe vier subsidies zijn gestapeld, wat er onderweg misging en wat de netto kosten waren.

Kernpunten: Een MKB-bedrijf in de groothandel implementeerde in 2025 een AI-vraagvoorspellingssysteem. Door WBSO, MIT-haalbaarheid, MIT R&D-samenwerking en SLIM te stapelen, kwam 47% van de projectkosten terug via subsidie. Dit artikel laat zien hoe de stapel is opgebouwd, met data, deadlines en valkuilen.

De projectsituatie

Bedrijf: Groothandel in technische onderdelen, 38 FTE, €25 miljoen omzet, één DC in Apeldoorn. Probleem: stock-outs in seizoenspieken + overstock in dalingen = ~€600.000 verloren marge per jaar. Oplossing: AI-vraagvoorspelling per SKU per week, gevoed door 4 jaar verkoophistorie en externe signalen. Projectomvang: €82.000 (excl. eigen interne uren), 9 maanden doorlooptijd, samenwerking met datapartner.

De subsidiestapel

1. WBSO (€11.700)

Wanneer aangevraagd: januari 2025 (voor de Q2 WBSO-periode april-juni).

Wat het dekt: loonkosten van de twee externe ontwikkelaars (Stratalytic + datapartner) die in NL gefactureerd worden, plus de eigen interne data-engineer-uren.

Berekening:

• R&D-loonkosten in scope: €33.000 (data-engineering, modelontwikkeling, integratie)
• WBSO-percentage: 36% (standaardtarief, niet-starter)
• WBSO-voordeel: €33.000 × 36% = €11.880, afgerond €11.700 na correctie voor niet-toegekende uren

Let op: alleen ontwikkeluren tellen. Projectmanagement, sales en marketing niet.

2. MIT-haalbaarheid (€7.000)

Wanneer aangevraagd: mei 2025 (voor de ronde in juni).

Wat het dekt: de eerste 3 maanden van het project: data-audit, modeltesten en vergelijking met de baseline. Dit deel is onderzoek, geen productiebouw.

Berekening:

• Projectkosten haalbaarheidsfase: €20.000
• MIT-percentage: 35% (haalbaarheid)
• Voordeel MIT-haalbaarheid: €20.000 × 35% = €7.000 (ruim onder het plafond van €20.000)

Let op: MIT-haalbaarheid mag overlappen met WBSO, maar niet dezelfde uren dekken. De begroting hierboven splitst dat expliciet: WBSO voor ontwikkeluren, MIT voor cloud-compute, externe expertise en evaluatie.

3. MIT R&D-samenwerking (€16.450)

Wanneer aangevraagd: juli 2025 (na een geslaagde haalbaarheidsfase).

Wat het dekt: maanden 4-9 van het project: productiebouw en gezamenlijke ontwikkeling met de datapartner.

Berekening:

• Projectkosten R&D-fase: €47.000 (samenwerkingsdeel met datapartner)
• MIT R&D-percentage: 35% van samenwerkingskosten
• MIT R&D-voordeel: €47.000 × 35% = €16.450

Let op: dit vereist een samenwerkingsovereenkomst tussen MKB-partners. Stratalytic en de datapartner ondertekenden een overeenkomst waarin kosten en eigendomsrechten vastlagen.

4. SLIM (€3.600)

Wanneer aangevraagd: september-ronde 2025.

Wat het dekt: AI-geletterdheidstraining voor het inkoopteam en het management dat met het vraagvoorspellingsdashboard ging werken. Dat dekte meteen de EU AI Act-compliance.

Berekening:

• Trainingskosten: €6.000 (in-company training, 8 medewerkers, 2 dagen)
• SLIM-percentage: 60%
• SLIM-voordeel: €6.000 × 60% = €3.600

Let op: de training moest door een gecertificeerde aanbieder gegeven worden. Stratalytic combineerde dat met eigen trainers en een externe AI Act-specialist.

De totale rekening

(Noot: het projectbedrag van €82.000 was netto kosten zonder subsidie; bruto incl. training kwam het op €106.000.)

De tijdlijn (12 maanden)

Wat ging er mis (en hoe het werd opgelost)

1. Vertraging MIT-haalbaarheid. Door drukte bij RVO duurde de beoordeling 7 weken in plaats van 4. Oplossing: het WBSO-deel startte parallel, zodat de ontwikkelaars niet stilvielen.

2. Datakwaliteit slechter dan verwacht. Van de 48 maanden historie hadden er 18 ontbrekende of inconsistente waarden. Oplossing: de scope van MIT-haalbaarheid uitgebreid met data-cleaning (binnen de begroting). Daarvoor was een formele melding van de scopewijziging bij RVO nodig.

3. SLIM-ronde mislopen. De eerste SLIM-aanvraag viel in de maartronde van 2025, en die zat vol: het budget was op. Oplossing: opnieuw ingepland voor de septemberronde, 6 maanden later. Niet ideaal, maar voor twee rondes tegelijk aanvragen werkt niet.

4. Eigendomsrechten samenwerking. De datapartner wilde aanvankelijk mede-eigenaar van het model worden. Oplossing: in de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat de groothandel eigenaar wordt; de datapartner heeft licentierecht op het algoritme voor vergelijkbare projecten.

Tien lessen uit dit project

1. Begin met WBSO. Geen competitie en een snelle toekenning. Een vroege toekenning geeft vertrouwen.
2. MIT-haalbaarheid en MIT R&D zijn aparte trajecten. Na elkaar aanvragen, niet tegelijk.
3. Stapel slim, zonder dubbele dekking. De begroting moet de kosten expliciet over de subsidies verdelen.
4. SLIM-rondes zijn beperkt. Wie er een mist, wacht 6 maanden.
5. Eerst de samenwerkingsovereenkomst, dan de MIT R&D-aanvraag. Zonder handtekening geen aanvraag.
6. Datakwaliteit is altijd slechter dan verwacht. Reserveer 15-25% van het budget voor data-cleaning.
7. Compliance vooraan inplannen. Voer het EU AI Act-assessment uit tijdens de haalbaarheidsfase, niet aan het eind.
8. Eigen ondernemerstijd niet onderschatten. ~150 uur over 12 maanden voor stakeholderwerk.
9. Documenteer alles vanaf dag één. RVO kan tot 5 jaar later nog controleren.
10. Plan vanaf dag één voor jaar 2. Wat is de vervolgsubsidie als dit werkt?

Gerelateerd:

• Welke AI-subsidie past bij mij
• MIT vs WBSO vs SLIM vergelijking
• Subsidies stapelen voor maximaal voordeel

Veelgestelde vragen

Hoeveel kan ik maximaal stapelen? De Nederlandse staatssteunregels begrenzen de cumulatie tot 35-50%, afhankelijk van bedrijfsgrootte. In de praktijk is 35-45% realistisch.

Mag ik dezelfde uren voor WBSO en MIT opvoeren? Nee. WBSO dekt loonkosten, MIT dekt overige projectkosten. Dubbele dekking is verboden.

Wat als één subsidie wordt afgewezen? Dan blijft de rest staan. Stapelen is geen alles-of-niets. Begin met WBSO voor zekerheid.

Hoe Stratalytic dit aanpakt

Bij Stratalytic stapelen we standaard. Bij elk klantproject schrijven we de WBSO-aanvraag, beoordelen we MIT-mogelijkheden, en kijken we naar SLIM voor het team. Dat levert op:

• Eén partner voor aanvraag én uitvoering
• Eén projectplan dat alle subsidies dekt
• Eén factuur met heldere subsidie-toerekening
• Begeleiding bij eindverantwoording richting RVO

Tijdens de kennismaking kijken we welke stapeling voor het project mogelijk is.

Plan een kennismaking van 30 minuten, vrijblijvend.