Vendor managed inventory (VMI): hoe werkt het?

Vendor managed inventory (VMI) betekent dat de leverancier de voorraad bij de klant beheert. De klant deelt elke dag voorraad en verkoop. De leverancier beslist zelf wanneer en hoeveel er geleverd wordt, binnen een afgesproken minimum en maximum. Met een minimum van twee en een maximum van vier weken ligt er gemiddeld zo'n drie weken voorraad.

Hoe werkt vendor managed inventory in de praktijk?

Zonder VMI bestelt de klant. De inkoper kijkt op vrijdagmiddag naar de lijst, schat wat er nodig is en stuurt een order. De leverancier ziet alleen die order, niet wat er in het schap gebeurt.

Met VMI draait dat om. De klant stuurt geen orders meer, maar cijfers: hoeveel er ligt en hoeveel er verkocht of verbruikt is. De leverancier rekent daaruit zelf het aanvullen uit. Per artikel liggen twee grenzen vast. Zakt de voorraad onder het minimum, dan levert de leverancier. Boven het maximum mag hij niet komen.

Dat verschuift het werk. Het bestellen verdwijnt bij de klant. Het plannen komt bij de leverancier te liggen, die daarvoor wel de data van de klant nodig heeft.

Wanneer loont VMI voor een groothandel of producent?

Als drie dingen tegelijk kloppen.

De vraag is regelmatig. Verbruiksartikelen, vaste lopers, onderdelen met een voorspelbaar verbruik. Wat elke week ongeveer hetzelfde verkoopt, is uit voorraadcijfers goed te plannen.

De leverancier levert een groot deel van het volume. Voor een groothandel die een bouwmarktketen of een installateur bevoorraadt, loont het als de afnemer een vaste klant is met tientallen artikelen. Voor drie artikelen per kwartaal is de opzet te zwaar.

De leverancier kan ritten combineren. Hier zit de winst voor de leverancier. Wie meerdere klanten in dezelfde regio zelf aanvult, kiest zelf het moment en rijdt met vollere wagens.

Klopt een van de drie niet, dan levert VMI vooral extra afstemming op.

Rekenvoorbeeld: wat doen min, max en de volle vrachtwagen?

Een fictief artikel in het distributiecentrum van een afnemer. Het verkoopt 300 stuks per week. De afspraak: minimum twee weken, maximum vier weken.

Stap 1: de grenzen. Minimum 2 × 300 = 600 stuks. Maximum 4 × 300 = 1.200 stuks.

Stap 2: het ritme. De leverancier vult aan zodra de voorraad op 600 staat, tot 1.200. Dat is een levering van 600 stuks, elke twee weken.

Stap 3: de gemiddelde voorraad. De voorraad zakt van 1.200 naar 600 en wordt dan aangevuld. Gemiddeld (1.200 + 600) / 2 = 900 stuks, drie weken verkoop.

Stap 4: de leverancier wil maandelijks komen. Een volle wagen eens per vier weken scheelt hem de helft van de ritten. Dan moet het maximum omhoog naar zes weken: de levering wordt 4 × 300 = 1.200 stuks, en de voorraad piekt op 600 + 1.200 = 1.800. Gemiddeld (1.800 + 600) / 2 = 1.200 stuks: vier weken verkoop.

De gemiddelde voorraad gaat van 900 naar 1.200 stuks, een derde meer. De leverancier rijdt minder, de klant betaalt met ruimte en kapitaal. Dat is geen reden om het niet te doen, wel een reden om het maximum zelf te bepalen.

Welke data moet er gedeeld worden?

Vijf stromen, elke dag.

1. Voorraad per artikel per locatie. Bij grote afnemers via EDI, met het EANCOM-voorraadbericht INVRPT van GS1. Bij kleinere partijen werkt een dagelijkse CSV-feed ook.
2. Verkoop of verbruik. Voorraadstanden alleen zeggen niet of een daling verkoop was of een correctie na telling.
3. Wat er onderweg is. Anders vult de leverancier aan wat al op de vrachtwagen staat.
4. Acties en promoties, vooraf. Een actie is precies de vraag die niet uit de historie te halen is.
5. De afspraken per artikel. Minimum, maximum, besteleenheid en levertijd, op één plek vastgelegd in plaats van in een mailwisseling.

Daaronder ligt de stamdata. Bij een D2C-webshop waarvoor we een inkoopmodel bouwden, werkten leveranciers met de EAN-code en de webshop met een eigen artikelnummer. Zonder vertaaltabel praten twee systemen over verschillende artikelen.

Wat zijn de nadelen van VMI?

Wie de voorraad plant, plant voor zichzelf. Het rekenvoorbeeld liet het al zien: een leverancier optimaliseert op ritten en volle wagens. Bij dezelfde webshop was de minimale afname in de praktijk een volle vrachtwagen. Zonder een maximum dat de klant zelf bewaakt, groeit de voorraad.

De data is slechter dan iedereen denkt. Bij een importeur stonden zes magazijnen in Exact. Van vijf was niet duidelijk of het eigen voorraad was, consignatie of een partner. Eén daarvan stond per saldo negatief. Op zulke standen kan geen leverancier plannen.

De levertijd klopt vaak niet. Bij diezelfde importeur kwam er per ontvangstregel een levertijd van 18 dagen uit. Per inkooporder gemeten was de mediaan 108 dagen. Voor de buffer telt de levertijd per order.

De koppeling kost tijd. Bij een meubelproducent loopt EDI naar twee afnemers via een clearingpartij voor de meubelbranche. Eén wijziging in het bestaande pakket duurde zeven weken. In de berichten stond dezelfde partij met twee verschillende GLN-codes.

Kennis verdwijnt. Na een paar jaar VMI weet de inkoop bij de klant niet meer hoe het artikel loopt. Wie ooit terug wil, begint opnieuw.

Een actie zonder vooraankondiging wordt een tekort. Bij de webshop werden acties niet vooraf met inkoop gedeeld. Onder VMI ligt die rekening bij de klant.

Hoe pakken wij dit aan?

Eerst meten of de basis klopt, voordat er een afspraak getekend wordt: van wie is welke voorraad, wat is de echte levertijd per inkooporder, welke artikelen hebben een regelmatige vraag. Dat halen we meestal rechtstreeks uit Exact Online of AFAS. Daarna rekenen we min en max per artikel uit, met de veiligheidsvoorraad als ondergrens.

De voorraadfeed en de orderstroom koppelen we aan het systeem waar de orderdesk al in werkt. Bij een B2B-producent komen zo 2 van de 3 ordermails er als correcte conceptorder in, gemeten over 5.017 mails (cases). Hoe dat werkt staat bij orderverwerking automatiseren.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week welke artikelen geschikt zijn voor VMI en waar de data eerst rechtgezet moet worden.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen VMI en consignatievoorraad?

Bij VMI beslist de leverancier over het aanvullen, maar de voorraad is meestal van de klant zodra hij geleverd is. Bij consignatievoorraad blijft de voorraad eigendom van de leverancier tot de klant hem gebruikt of verkoopt. De twee worden vaak gecombineerd, en juist daarom moet per magazijn vastliggen van wie de voorraad is.

Is EDI verplicht voor vendor managed inventory?

Nee. EDI met het EANCOM-voorraadbericht is de standaard bij grote afnemers, maar een dagelijkse voorraadfeed als CSV-bestand werkt ook. Wat telt is dat de feed elke dag komt, per artikel en per locatie, en dat beide partijen hetzelfde artikelnummer gebruiken.

Wie is verantwoordelijk bij een tekort onder VMI?

Dat staat in de afspraak, en zonder afspraak wordt het ruzie. Gangbaar is dat de leverancier verantwoordelijk is zolang de voorraad binnen min en max blijft en de klant zijn data op tijd levert. Een actie die niet vooraf gedeeld is, valt bij de klant.

Voor welke artikelen werkt VMI het best?

Voor artikelen met een stabiele, regelmatige vraag en een leverancier die een groot deel van het volume levert. Grillige artikelen, acties en maatwerk passen slecht, omdat de leverancier die vraag niet uit de voorraadcijfers kan aflezen.