Pakbon, afleverbon en factuur: wat is het verschil

Een pakbon is het document bij een zending dat zegt wat erin zit: artikelen, aantallen, ordernummer en afleveradres, zonder prijzen. De afleverbon is de getekende bevestiging dat het aankwam. De factuur zegt wat het kost. Bij een importeur bleken 1.501 pakbonnen met de hand afgeboekt in plaats van als levering, en ontbraken die leveringen daardoor in de verkoopcijfers.

Wat staat er op een pakbon?

Er bestaat geen wettelijk model. Wat er op moet, volgt uit wat de ontvanger ermee doet: de zending natellen en afboeken tegen de eigen inkooporder. Een voorbeeld, opgebouwd zoals we hem in een orderstroom gebruiken:

PAKBON                                   Pakbonnummer:  PB-2026-08812
Leverancier: [naam, adres]               Datum:         23-10-2026
Afleveradres: [klant, adres, dock]       Order klant:   PO-88213
                                         Onze order:    VO-41107
Collo  Artikelcode  Klantcode  Omschrijving          Besteld  Geleverd  Nalevering
1/3    ART-1150     K-7741     Stelpoot zwart 10 cm       48        40           8
2/3    ART-2203     K-7790     Montageset hoekbank         12        12           0
3/3    ART-3019     -          Stofstaal antraciet          1         1           0
Aantal colli: 3     Totaalgewicht: 86 kg     Getekend voor ontvangst: ..........

Vijf velden doen het echte werk:

• Het ordernummer van de klant. Daarop zoekt het magazijn van de ontvanger de inkooporder. Zonder dat nummer begint het zoeken.
• Artikelcode, liefst ook die van de klant. De ontvanger kent zijn eigen codes, niet die van de leverancier.
• Besteld, geleverd en nalevering apart. Een deellevering zonder naleverkolom leest als een tekort.
• Collonummer per pakket. Bij een meubelproducent die we koppelen, staat dat nummer op de pakbon, in de EDI-berichten en op een klachtmelding. Het is de sleutel voor scannen bij laden en afleveren.
• Ruimte voor een handtekening. Dan is de pakbon meteen de afleverbon.

Wat is het verschil tussen pakbon, afleverbon en factuur?

Ze beschrijven drie verschillende momenten:

In de praktijk loopt het woord afleverbon door elkaar met pakbon. Het verschil zit in de handtekening. Een pakbon zonder handtekening bewijst niets over de ontvangst. Een getekende pakbon of een digitaal afleverbewijs wel.

De factuur heeft als enige wettelijke eisen. Onder meer btw-nummer, factuurnummer, leverdatum, aantallen, btw-tarief en btw-bedrag (Belastingdienst). Het KvK-nummer moet er volgens het Handelsregisterbesluit ook op. Hij komt vaak later en kan meerdere pakbonnen dekken. Voor het vervoer zelf is er nog een vierde document, de vrachtbrief of CMR. Die regelt het vervoerscontract, niet de inhoud van de dozen (CMR digitaliseren).

Waarom loopt de voorraad scheef op pakbonnen?

Omdat een pakbon in het ERP meer is dan een papiertje. In Exact en AFAS is de levering de boeking die de voorraad afboekt en de order op geleverd zet. Wie dat overslaat, krijgt verschillen die pas bij de telling opvallen.

Bij een importeur die we doorlichtten, ging de voorraad wel af, maar op drie plekken niet via de verkoop. Een daarvan: 1.501 pakbonnen waren met de hand afgeboekt in plaats van als levering verwerkt. De goederen waren weg, maar de koppeling met de verkooporder ontbrak. Een verkooprapport per artikel laat die bewegingen dan niet zien. Een voorraadadvies dat op die verkoop rekent, adviseert te weinig inkoop.

Aan de verzendkant gaat het mis op de vraag per wat een pakbon wordt gemaakt. De meubelproducent levert aan een inkoopcombinatie met een centraal magazijn. Een rit voor ongeveer 30 winkels kan op een pakbon, of op 30. Het centrale magazijn wil per winkel kunnen doorsturen, de chauffeur wil een stapel. De keuze bepaalt het systeem, dus die maak je vóór de bouw, niet erna.

En dan de pakbonnen die niet bij de lading passen. In de nieuwe dockflow van de meubelproducent komen pakbon, laadlijst en CMR pas uit de printer nadat er geladen is, en alleen voor wat werkelijk op de wagen staat. Een pakbon voor een bank die nog in de fabriek staat, is een klacht die al onderweg is.

Wat gebeurt er met de pakbon bij ontvangst?

De ontvanger legt drie getallen naast elkaar: besteld, op de pakbon, en geteld. Een voorbeeld: besteld 48, de pakbon meldt 40, geteld 38. Dan zijn er twee verschillende afwijkingen. Er staan 8 in nalevering, dat is afgesproken. En er ontbreken er 2 ten opzichte van de pakbon. Dat is een claim bij de leverancier of vervoerder. Wie alleen besteld tegen geteld legt, ziet 10 te weinig en weet niet bij wie hij moet zijn.

In de fabriek van de meubelproducent blijft de getekende papieren pakbon de basis bij ontvangst. Leveranciers gebruiken andere namen voor hetzelfde materiaal, en de handtekening is het bewijs. Wat er bij komt, is een tablet aan de poort met de inkooporder erop. Wat geteld is, gaat direct op voorraad, en een verschil is meteen zichtbaar in plaats van bij de jaartelling.

Wat is een digitale pakbon?

In EDI heet hij een DESADV: een verzendmelding die vooraf zegt wat er onderweg is, per collo (GS1). Grote afnemers eisen hem vaak. Het magazijn weet dan wat er komt voordat de wagen aan het dock staat, en scant bij binnenkomst alleen nog het collonummer.

Een digitale pakbon is zo goed als de data eronder. In een bestaand factuurbericht van de meubelproducent stond een leeg pakbonnummer, met als datum 17 november 1858. Hoe zo'n bericht in elkaar zit, staat in EDI-koppeling.

Hoe pakken wij dit aan?

We beginnen bij de boeking, niet bij het document. Elke pakbon hoort een levering in het ERP te zijn, met het ordernummer van de klant en een collonummer per pakket. Pakbon, laadlijst en CMR komen uit dezelfde gegevens, zodat ze nooit van elkaar afwijken. Wij regelen de bouw en de koppeling; de code en de data blijven van het bedrijf zelf.

Komen orders nog per mail binnen, dan begint de fout vaak al daar. Bij een B2B-producent komen 2 van de 3 ordermails er als correcte conceptorder in, gemeten over 5.017 mails. Hoe dat werkt staat bij orderverwerking automatiseren. Voor de pakbonnen en vrachtbrieven die als pdf of foto binnenkomen is er documentverwerking automatiseren.

Plan een Data Impact Scan en zie binnen een week hoeveel leveringen buiten de verkoop om van de voorraad gaan.

Veelgestelde vragen

Wat is een pakbon?

Een pakbon is het document dat bij een zending zit en zegt wat erin zit: welke artikelen, hoeveel, voor welke order en naar welk adres. Prijzen staan er meestal niet op. De ontvanger telt de zending na tegen de pakbon en de eigen inkooporder.

Wat is het verschil tussen een pakbon en een factuur?

De pakbon beschrijft wat er geleverd is, de factuur wat het kost. Een factuur moet aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst voldoen, met onder meer btw-nummer, factuurnummer en btw-bedrag. Voor een pakbon bestaan geen wettelijke eisen. De factuur komt vaak later en kan meerdere pakbonnen dekken.

Wat is een pakbon in het Engels?

Packing slip of packing list. In Britse en Europese logistiek heet het ook delivery note. In EDI heet de digitale pakbon een DESADV, een verzendbericht dat vooraf meldt wat er onderweg is.

Is een pakbon verplicht?

Wettelijk niet. Grote afnemers eisen hem wel, vaak met hun eigen ordernummer en een barcode per collo. Zonder pakbon kan het magazijn van de ontvanger de zending niet tegen de inkooporder afboeken, en blijft hij soms gewoon staan.